จัดระบบงานเอกสารอย่างมืออาชีพ ด้วยการใช้ตู้เก็บเอกสาร

คนที่มีบทบาทจัดแจงกับงานด้านเอกสารกอง โต ชอบปวดศีรษะกับการค้นหาเอกสารที่ปรารถนา บ่อยตอนที่ปรารถนาหาเอกสารกลับหาไม่พบ ในขณะที่นึกออกว่าพึ่งจะมองเห็นมันอยู่ที่ตรงนี้ นั่น ความสับสนวุ่นวายบนโต๊ะทำงานทำให้ชีวิตของพวกเราชุลมุนตามไปด้วยถึงเวลาแล้วที่จะเปลี่ยนแปลงชีวิตเสียใหม่ ให้ง่ายแล้วก็สะดวกเพิ่มขึ้นมาเริ่มจัดระบบเอกสาร เพื่อทำให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นสำหรับเพื่อการดำเนินการเอกสารกันเลยดีกว่า

1. การจัดระบบการเข้า – ออก ของเอกสาร ควรจะจัดโต๊ะดำเนินงานเรียง ลำดับกันเป็นลำดับของเอกสารที่จะจำเป็นต้องผ่าน แล้วก็ให้อยู่ใกล้กัน เพื่อทำให้การไหลของเอกสารเป็นได้สบายรวมทั้งเร็ว เพียรพยายามจัดให้ขั้นตอนของเอกสาร ผ่านโต๊ะต่างๆให้ต่ำที่สุด ในรูปแบบของการบริการจุดเดียว (ONE-POINT SERVICE) จะมีผลให้สามารถดำเนินงานได้สบายเร็วทันใจเพิ่มขึ้น สามารถลดความสับสนสำหรับเพื่อการส่งเอกสาร และก็การติดต่องานให้ลดน้อยลงได้

2. การจัดแฟ้มเอกสาร

การจำแนกแยกแยะของเอกสาร เอกสารต่างๆสามารถแยกออกได้เป็น เอกสารที่ใช้ประจำ เอกสารที่ใช้ตามขณะ และก็เอกสารที่ใช้ในกรณีพิเศษ การจัดเก็บเอกสารชนิดต่างๆนั้น มีวิธีการดังต่อไปนี้
แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดเอาไว้ในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้สูงที่สุด รวมทั้งจัดให้อยู่ในขั้นสูงจากหัวเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะก่อให้การถือใช้และก็จัดเก็บทำเป็นสบาย เร็ว ไม่ทำให้เป็นอันตรายต่อสุขภาพร่างกายด้วย ตู้เก็บเอกสาร

แฟ้มเอกสารที่ใช้ประจำ ให้จัดไว้ภายในชั้นที่อยู่ใกล้กับผู้ใช้สูงที่สุด และก็จัดให้อยู่ในชั้นสูงจากหัวเข่าถึงบ่าของผู้ใช้ จะมีผลให้การถือใช้รวมทั้งจัดเก็บทำเป็นสบาย รวดเร็วทันใจ